Projektin johtaminen on käytännössä aikataulutusta ja resurssointia: sitä, että laaditaan asiakkaan tarpeiden perusteella esimerkiksi alkutuotantosarjojen valmistusaikataulut ja tuotantosarjojen aloitus, huolehditaan siitä, että projektin jäsenet hoitavat oman osuutensa ajallaan, tuotteet valmistetaan ja toimitetaan asiakkaalle aikataulussa ja asiakas saa tarvittavat dokumentit sopimuksen mukaisesti, oikeaan aikaan nekin. Onnistunut projektin johtaminen näkyy asiakkaalle lunastettuina lupauksina; aikataulussa pysymisenä, laadukkaina tuotteina ja palveluina sekä sovittuina dokumentteina. Mutta mitä tapahtuu ns. projektin kulisseissa? Miten yhdessä sovittuihin tavoitteisiin päästään? Miten varmistetaan, että ollaan asiakkaan luottamuksen arvoisia haastavinakin hetkinä, kun kaikki ei välttämättä menekään suunnitelmien mukaisesti?
Monimuotoisuuden johtamista
Projektityö on tiimityötä, jossa kullakin tiimin jäsenellä on oma roolinsa ja vastuualueensa. Tiimiä yhdistää kuitenkin yhteinen tavoite, joka antaa kunkin työlle tarkoituksen, liittää ryhmän jäsenet toisiinsa ja jota kohti ryhmä yhdessä tekee töitä. Projektipäällikön tehtävänä on luotsata tiiminsä maaliin: huolehtia siitä, että tiimin jäsenillä on tavoite kirkkaana mielessä ja tsempata heidät perille. Kyse on ihmisten johtamisesta, valmentamisesta, motivoinnista ja motivaatiosta, sitouttamisesta, luottamuksesta, vuorovaikutuksesta, kommunikoinnista ja yhteistyöstä. Kyse on myös erilaisista persoonista, arvoista ja työskentelytavoista, haasteista ja konflikteista ihmisten välillä, mutta yhtä lailla oppimisesta ja onnistumisista, työnteosta iloitsemisesta yhdessä. Kaiken monimuotoisuuden keskellä projektipäällikkö joutuu laittamaan oman persoonansa peliin. Se, mikä motivoi toista, ei välttämättä innosta toista. Joku tekee työnsä etappi kerrallaan, toinen viime tipassa juuri ennen määräaikaa. Kolmannella on ongelmia henkilökohtaisessa elämässään ja joutuu olemaan töistä pois aika ajoin. Neljännellä on niin monta projektia työn alla, että hänen aikansa ei tahdo riittää juuri kyseessä olevaan. Hyvä projektipäällikkö kuuntelee, opettelee tuntemaan tiiminsä ja ottaa opikseen. Hän kannustaa ja kiittää. Mutta hän myös jakaa tietoa, delegoi tehtäviä ja huolehtii aikatauluista.
Avoin vuorovaikutus ja luottamuksen ilmapiiri
Kaikki ei kuitenkaan aina suju suunnitelmien mukaisesti ja paraskin tiimi kohtaa välillä haasteita. Miten näistä tilanteista selvitään siten, että asiakkaille koituu mahdollisimman vähän harmia esimerkiksi aikataulujen pettäessä? Miten huolehditaan siitä, että suhde asiakkaaseen säilyy luottamuksen arvoisena jatkossakin? Yksittäisen kuluttajan kannalta esimerkkinä voisi olla vaikkapa kylpyhuoneen remontointi. Olet tilannut henkilön laatoittamaan kylpyhuoneen keskiviikkona, LVI –miehen hoitamaan putkiasennukset torstaina ja kalustefirmasta henkilön asentamaan kalusteet perjantaina. Euroopasta tilaamasi laatat ovat jumissa Tanskassa lumimyräkän vuoksi ja ne toimitetaan sinulle vasta torstaina. Haluaisitko kuulla viivästymisestä jo maanantaina, vai kuulisitko siitä ennemmin tiistai-iltana, kun huomaisit kiireisen työpäivän jälkeen kotiin tullessasi, että laatoista ei ole kuulunut mitään? Kaiken keskiössä kuten kaikissa vuorovaikutussuhteissa on luottamus: luottamus siihen, että sovituista asioista pidetään kiinni eikä lupauksia petetä. Luottamuksellisessa suhteessa kommunikointi ja vuorovaikutus muuttuvat avoimeksi keskusteluksi. Kun suhde asiakkaan kanssa on luottamuksellinen, myös haasteista ja ongelmista pystytään keskustelemaan rakentavasti ja avoimesti. Tällainen suhde on jossain määrin joustavampi ja voi kestää muutaman ”kolhunkin”.
Kaisa Meriläinen
Kirjoituksen lähteenä on käytetty artikkelia: Lämsä, A-M., Keränen, A. & Savela, T. (2015). Vastuullinen johtajuus esimies-alaissuhteessa. Hallinnon tutkimus 34 (3).
Kaisa Meriläinen on oululainen projektien ja asiakkuuksien johtamisen sekä toimittajasuhteiden kehittämisen ammattilainen. Hän on kiinnostunut hyvän johtamisen vaikutuksesta työelämän vuorovaikutussuhteisiin.
